Formatos de Pronósticos (Forecast).

La oficina de recepción puede preparar varios pronósticos diferentes que dependen de sus necesidades. Normalmente se desarrollan predicciones de ocupación en una base mensual y son examinados por las divisiones de alimentos y bebidas y de habitaciones quienes pronostican los ingresos, gastos proyectados y programación de horarios del personal.  El pronóstico puede usarse por ejemplo para poner al día la nomina programada y para realizar proyecciones de gastos; después puede ser complementada por un pronóstico para los próximos tres días mucho mas actual. Ambos pronósticos ayudan a las secciones del hotel a mantener el nivel apropiado de personal para el volumen de negocios esperados y el manejo de costos.

Pronóstico para los próximos 10 días. En la mayoría de propiedades de alojamiento, el pronóstico de diez días se desarrolla conjuntamente por el director de la oficina de recepción y el gerente de reservas, posiblemente en conjunto con un comité de pronóstico. Muchas de las propiedades desarrollan sus pronósticos de diez días desde una base anual. Un pronóstico de diez días por lo general se compone de:

·                El formato de un pronóstico de ocupación  configura  incluso las llegadas y salidas de habitaciones, habitaciones vendidas y  el número de huéspedes.

·                El número de compromisos de grupos, con una inscripción del nombre de cada grupo, las fechas de llegada y  salida, el número de habitaciones reservadas, número de huéspedes y quizás cotizaciones de las tarifas de habitaciones.

·                Una comparación de pronóstico del periodo anterior,  conteos reales de habitaciones y porcentajes de ocupación

Un pronóstico especial para los próximos 10 días, también puede prepararse para alimentos y bebidas, banquetes y para las operaciones del suministro de alimentos. Esta previsión normalmente incluye el número esperado de huéspedes que es llamado a menudo conteo de la casa. A veces la cuenta de la casa es dividida en diferentes grupos y categorías de  para que los gerentes de alimentos del hotel puedan entender mejor la naturaleza de su negocio y las necesidades de su personal.

Para ayudar a las múltiples secciones del hotel a planear su pronóstico de personal y los niveles de nómina para el próximo periodo, el pronóstico de 10 días debe completarse y  distribuirse a todas las oficinas de la sección, a mitad de semana para el próximo periodo. Esta previsión puede ser especialmente útil a la sección del ama de llaves. En el cuadro 8, se muestra una forma de pronóstico de 10 días. Este se desarrolla típicamente de datos coleccionados a través de algunas fuentes de la oficina de recepción. (El multiplicador de ocupación mencionado en la sección del cuadro 10, se discute después en este capítulo.)

                Primero se repasa el número actual de habitaciones ocupadas. Se toma nota del número estimado de overstays y salidas esperadas. Luego se evalúa la información de la reservación pertinente para cada cuarto (y huesped) por fecha de llegada, duración de estancia y fecha de salida. Estas cuentas se reconcilian con datos de control de reservas. Posteriormente se ajustan las cuentas reales para reflejar el porcentaje proyectado de no shows, salidas inesperadas y walk-ins esperados. Estas proyecciones se basan en la reciente historia del hotel, el estacionalidad de su negocio y la historia conocida de grupos específicos programados para llegar. Finalmente se enlistan en el pronóstico las convenciones y otros grupos para alertar a los gerentes de la sección y a los posibles periodos de muchas o pocas llegadas o salidas. También puede citarse en la hoja, el número de habitaciones asignadas cada día a cada grupo.

Cuadro 8. Formato de Pronóstico de 10 días

Pronostico de Ocupación para 10 días Ubicación __________________  # ____________________________Finalizando semana__________                     Fecha de preparación__________________________________preparado por____________________ Para ser entregado a las cabezas de departamento por lo menos una semana antes del primer días listado en el pronostico
1. Fecha y día (primera y final de semana lo mismo que para la programación de nomina	Vi	Sab	Dom	Lun	Mar	Mier	Jue	Vier	Sab	Do
2. Salidas esperadas
3. Reservaciones  llegadas ─  grupos (tomados del libro)
4. Reservaciones Llegadas – Individuales (tomadas del libro)
5. Reservas futuras ( estimadas  después de completar el Pronostico
6. Walk Ins esperados (% de walk ins basados en las reservas esperadas recibidas y ocupación actual para las ultimas dos semanas
7. Total Llegadas
8. Stayovers
9. Total habitaciones pronosticadas
10. Ocupación Múltiple(basado en el numero de personas por habitación ocupada por el promedio del mismo día de las ultimas tres semanas
11. Pronostico numero de huéspedes
12. Numero actual de habitaciones ocupadas (tomadas del reporte diario de fecha actual para ser completado por el supervisor
13. Varianza del Pronostico (diferencia entre el pronóstico y habitaciones ocupadas en el reporte diario
14. Explicación (para ser completa por el supervisor de recepción y entregada al gerente general, anexo memorando si es necesario APROVADO:___________________                       Firma Gerente General.		FECHA:_______________________________

La mayoría de los sistemas automáticos ofrecen un resumen de los datos registrados en un formato para ser usado por el gerente de recepción. Sin embargo, sólo la administración de ingresos están programados en los sistemas para "pronosticar" los negocios. Se ha intentado en el pasado con poco éxito. Los sistemas de administración de los ingresos para pronosticar

Cuadro 9 Refinamiento de un Pronóstico o Previsión

Una previsión anual mantiene un punto de arranque excelente en el corto-término en el desarrollo de pronósticos más exactos. Los gerentes pueden evaluar mejor el negocio repasando las reservaciones actuales y el movimiento del registro de las mismas reservas. Entre más cercano sea el pronóstico, más exacto será este. He aquí un listado  para revisar previsiones o pronósticos: •      Liste todos los registros del grupo y reservaciones de transeúntes en los libros. •      Examine llegadas, salidas, y la información de grupo para el periodo dado. •      Determine si la demanda para este periodo de tiempo en particular es alta o baja. •      Trace los picos y brechas en un gráfico para identificar mejor la alta o baja      demanda. •      Tenga a los agentes de ventas llamando  a las propiedades  competencia para      averiguar tarifas y considere ajustarlas. •      Tome decisiones para aumentar al máximo los ingresos durante cada periodo de      tiempo.